Cách Quản Lý Nhân Sự Bằng Excel Có Thực Sự Hiệu Quả?

Phần mềm Microsoft Excel không còn xa lạ gì với các doanh nghiệp, nó không những giúp các doanh nghiệp lớn và nhỏ sắp xếp hồ sơ, giấy tờ một cách có khoa học, hợp lý, mà còn có thể quản lý lượng nhân sự khổng lồ thật chi tiết. Chính vì vậy, phần mềm Excel chính là giải pháp tối ưu nhất được các doanh nghiệp lựa chọn để sử dụng cho công tác quản lý nhân sự. Cùng chúng tôi theo dõi bài viết dưới đây để xem cách quản lý nhân sự bằng excel có thực sự hiệu quả không nhé!

Tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel

Phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel miễn phí đều hỗ trợ cả hai mô hình đó là trực tuyến và ngoại tuyến. Nó được xây dựng dựa trên nhu cầu của khách hàng muốn vận hành và quản lý nhân sự không cần giấy tờ thủ công cầu kì mà có thể tích hợp trên một phần mềm, giúp rút ngắn thời gian làm việc, tìm kiếm, nâng cao hiệu suất làm việc thêm chính xác và hiệu quả hơn.  Đồng thời, phần mềm sẽ giúp các doanh nghiệp giảm thiểu được rất nhiều chi phí gây ra sự thất thoát lớn về tiền bạc cho bộ máy quản lý của các doanh nghiệp.

Những ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel 

Ưu điểm:

Thao tác đơn giản 

Các tác vụ trong phần mềm Excel rất đơn giản, mọi người dùng đều có thể sử dụng dễ dàng. Bên cạnh đó phần mềm quản lý nhân sự Excel có tính phổ biến rộng và chi phí đầu từ vào phần mềm cũng rất thấp. 

Đa dạng các biểu mẫu

Công cụ hỗ trợ cho quản lý nhân sự cung cấp rất nhiều form biểu mẫu đa dạng và đầy đủ, cho phép các doanh nghiệp quản lý lực lượng nhân sự của mình thông qua Excel.

Tính đa dạng hóa dữ liệu thuận tiện, doanh nghiệp đều có thể thêm bớt dữ liệu và hỗ trợ nhiều chức năng để viết báo cáo, thống kê tài liệu.

Ngoài những form biểu mẫu được cung cấp sẵn trên Excel, bạn đều có thể hoàn toàn tự điều chỉnh và sắp xếp theo ý muốn của mình để tạo ra được biểu mẫu ưng ý nhằm phục vụ tốt cho mục đích sử dụng của bạn.

Sử dụng dễ dàng

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel giúp việc quản lý các tài liệu liên quan đến vấn đề nhân sự của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nhà nước dễ dàng. Hơn nữa, phần mềm còn có thể  tiếp cận số liệu, thống kê nhanh chóng thông tin,… Do phần mềm Excel là phần mềm miễn phí sử dụng, không phụ thuộc nhiều vào các nhà điều hành khác nên người sử dụng không bị mất nhiều chi phí.

Nhược điểm: 

Lưu trữ dữ liệu không thể mở rộng

Phần mềm quản lý nhân sự Excel miễn phí sử dụng được tối ưu nhất đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khối lượng dữ liệu quá lớn sẽ dẫn đến tốc độ xử lý chậm chạp hoặc gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm soát phần mềm. Điều đó có thể dẫn tới việc sai sót và việc trình bày không đúng với mong muốn của người tiêu dùng. 

Dữ liệu khó kiểm soát

Đối với những doanh nghiệp có lượng tài liệu lớn sẽ gặp khó khăn trong vấn đề lưu trữ và quản lý vì thế dẫn đến việc theo dõi thông tin bị rời rạc, hiệu quả kém logic, không hiệu quả trong việc quản lý.

Dễ gây ra các lỗi sai

Tất cả các thao tác của trên biểu mẫu quản lý nhân sự của Excel đều được nhập hoàn toàn bằng thủ công bằng các hàm của Excel, do vậy người sử dụng phải nắm và hiểu rõ nguyên lý hoạt động của các hàm. Vì thế rất dễ gây ra nhiều sai sót không thể tránh khỏi. 

Sự bảo mật không được đảm bảo

Một nhược điểm nữa của phần mềm quản lý nhân sự trên Excel miễn phí đó chính là tính bảo mật rất kém. Mỗi một doanh nghiệp đều có những thông tin bảo mật khác nhau cho từng nhân viên .Tuy nhiên, bản báo cáo của Excel không thể đảm bảo được bảo mật thông tin, không thể giới hạn người xem. Người dùng có thể đặt mật khẩu truy cập cho file nhưng cũng có thể bị rò rỉ ra ngoài bất cứ lúc nào.

Với những ưu nhược điểm kể trên cho thấy, Excel là một chương trình xử lý bảng tính chứ không phải một chương trình được thiết kế chuyên dụng để quản lý nhân sự. Nếu như trước kia, Excel là giải pháp duy nhất thay thế cho giấy bút rườm rà, thì ở hiện tại, nó đã thực sự trở nên lạc hậu khi các phần mềm chuyên nghiệp và tiện dụng ra đời. Và một trong số những phần mềm với cách quản lý nhân sự từ xa hiệu quả nhất hiện nay chính là - nền tảng quản lý nhân sự bằng phần mềm nhân sự onine.

HROnline – Giải pháp phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả.

Với những giải pháp về công nghệ hiện đại nhất, HROnline - một sản phẩm công nghệ chiến lược đầy tâm huyết của Softone sẽ giúp hoạt động kinh doanh của bạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực quản trị nhân sự và công nghệ thông tin, HROnline ngày càng chứng tỏ được mình là phần mềm về nhân sự đáng tin cậy nhất. Đến đầu năm 2021, Softone ghi nhận hơn 2000 doanh nghiệp và công ty khắp cả nước đã đặt niềm tin vào HrOnline, hứa hẹn tiềm năng và triển vọng phát triển mạnh hơn nữa trong tương lai. HrOnline không chỉ là phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ mà còn phù hợp với nhuwxg doanh nghiệp lớn, có từ 1000-2000 nhân viên.

Bên cạnh những tiện ích hữu dụng mà một phần mềm nhân sự công ty có thể có, HROnline còn sở hữu những lợi ích then chốt như sau:

• Các nghiệp vụ hành chính dần được số hóa, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức, đồng thời giảm các sai sót vì mọi dữ liệu đều công khai, minh bạch. Từ đó nâng cao chất lượng làm việc của bộ phận nhân sự.
• Dễ dàng theo dõi lịch nghỉ, lịch làm việc, đánh giá chỉ số KPI, lưu trữ hồ sơ nhân viên, thiết lập ca làm việc, tính lương tự động, tìm ứng viên và sắp xếp phỏng vấn… giúp quản lý nhân sự chuyên nghiệp và hiệu quả.
• Truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu bất cứ khi nào và bất cứ đâu với các thiết bị thông minh được kết nối với Internet , từ đó hỗ trợ phân tích các vấn đề cần thiết một cách đơn giản và kịp thời, hoàn toàn làm chủ hệ thống ứng dụng.
• Cải thiện bảo mật dữ liệu quan trọng do được mã hoá chặt giúp bảo đảm an toàn thông tin nhân sự và cải thiện khả năng giao tiếp của các bộ phận. Từ đó nâng cao trải nghiệm làm việc của toàn bộ nhân viên. 

HROnline cung cấp demo phần mềm nhân sự miễn phí trong thời gian dùng thử sản phẩm cho khách hàng, giúp cho khách hàng trải nghiệm phần mềm một cách chân thật nhất. Mục đích là nhằm tạo sự tin tưởng, hỗ trợ tối đa về quyền lợi của khách hàng và giúp khách hàng hiểu rõ về sản phẩm của công ty trước khi đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm.

Với những phân hệ chi tiết và đầy đủ chức năng. HrOnline xứng đáng là phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay. Để doanh nghiệp vận hành và phát triển hiệu quả cũng như nâng cao tính chuyên nghiệp, chất lượng làm việc.

Hy vọng qua bài viết trên đây bạn sẽ tìm được phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình. Chúc các bạn thành công!