PHẦN MỀM NHÂN SỰ CÔNG TY - GIẢI PHÁP CHO THỜI ĐẠI KỶ NGUYÊN SỐ

Trong kinh doanh, con người là nhân tố trung tâm quyết định sự phát triển của doanh nghiệp, còn quản trị nhân sự là một trong các yếu tố quan trọng hàng đầu,  quyết định hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Trong thời đại kỷ nguyên số, việc đầu tư và triển khai phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến là giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, đánh giá và phát triển nguồn nhân lực. Các giải pháp quản trị nhân sự ngày càng phát triển không ngừng về chất lượng lẫn số lượng. Trong đó không thể bỏ qua phần mềm nhân sự công ty. Cùng HROnline tìm hiểu về giải pháp dành cho nhân sự thời đại mới này nhé! 

Những vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi quản lý nhân sự theo cách truyền thống

Trước khi bắt đầu khám phá về phần mềm nhân sự công ty, chúng ta hãy cùng nhìn lại những khó khăn mà các cách quản trị nhân sự truyền thống đang gặp phải.

Khó khăn trong việc quản lý nhân sự bằng giấy tờ

Tiêu tốn nhiều thời gian

Với số lượng giấy tờ luôn gia tăng liên tục từng ngày, phòng nhân sự luôn gặp rất nhiều khó khăn trong việc sắp xếp, phân loại và trích xuất các thông tin cần thiết. Theo Gartner (Tập đoàn nghiên cứu toàn cầu về CNTT, tài chính, nhân sự,... có trụ sở tại Hoa Kỳ), các chuyên viên nhân sự thường lãng phí từ 20-30% thời gian làm việc trong tuần trong việc quản lý các tài liệu giấy tờ.

Dữ liệu không được đồng bộ

Việc toàn bộ thông tin đều được lưu trữ trên giấy tờ sẽ khiến cho việc đồng bộ dữ liệu gần như là không thể. Lý do chính là vì các tập tài liệu đó không được lưu thông xuyên suốt giữa các bộ phận khác nhau. Điều này mang đến rất nhiều khó khăn trong công tác trao đổi, tổng hợp cũng như là phân tích các vấn đề cấp thiết. Vô hình chung ảnh hưởng xấu đến năng suất làm việc chung của cả một quy trình vận hành.

Những hạn chế khi quản trị nhân sự bằng Excel

Khó thống nhất dữ liệu

Excel trong công tác quản trị nhân sự thường được dùng ở 2 dạng chính. Thứ nhất là “quản lý tập trung”, toàn bộ phòng nhân sự sẽ sử dụng một file duy nhất để tổng hợp dữ liệu. Điều này sẽ gây ra khó khăn khi có 2 người cùng truy cập một lúc để chỉnh sửa. Phương pháp thứ hai là “quản lý phân tán”, mỗi cá nhân sẽ có một file riêng và sẽ được tổng hợp lại khi cần sử dụng. Tuy nhiên lựa chọn này sẽ tốn kém nhiều thời hơn.

Không có khả năng tích hợp với các công cụ quản lý nhân sự khác

Việc quản lý nhân sự chỉ bằng Excel sẽ mang đến rất nhiều bất tiện vì nó không thể tích hợp với các phần mềm quản trị nhân sự chuyên dụng. Lúc này, phòng nhân sự phải sử dụng đồng thời cả Excel và các phần mềm khác, khiến cho việc quản lý trở nên rất cồng kềnh. Vấn đề này không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu suất làm việc của phòng nhân sự.

Những tiềm năng mới dành cho công tác quản lý nhân sự

Với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, những cải tiến mới đã được áp dụng ngày càng phổ biến. Trong đó bao gồm cả các công tác quản trị nhân sự bằng những phần mềm nhân sự công ty. Sử dụng phần mềm nhân sự từ lâu đã trở thành một trong những cách quản lý nhân sự hiệu quả.

Sự phát triển của các dịch vụ điện toán đám mây (Cloud)

Dịch vụ điện toán đám mây là gì?

Đây là các dịch vụ có sẵn thông qua một máy chủ điện toán đám mây từ xa. Các dịch vụ này được thiết kế để cung cấp khả năng truy cập ứng dụng và tài nguyên một cách dễ dàng, giá cả phải chăng mà không cần cơ sở hạ tầng hoặc phần cứng nội bộ. Chúng được quản lý bởi bên thứ ba, cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào các dịch vụ máy tính như phân tích hoặc kết nối mạng qua internet.

Đâu là lợi ích từ dịch vụ điện toán đám mây?

Với điện toán đám mây, dữ liệu của tổ chức có thể dễ dàng được lưu trữ, xử lý, phục hồi hoặc tải về. Việc đưa dữ liệu lên đám mây giúp cho mọi người trong công ty có thể truy cập dữ liệu một cách dễ dàng từ bất cứ đâu. Ngoài ra, tất cả những cải tiến và cập nhật đều sẽ được thực hiện một cách tự động. Từ đó giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian và khối lượng công việc cho các nhà quản lý.

Sự đi lên của các dịch vụ SaaS

SAAS là gì?

Phần mềm dạng dịch vụ (SaaS – Software as a Software) là một mô hình phân phối các phần mềm dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Trong đó các nhà phân phối sẽ bán những dịch vụ dựa trên phần mềm của mình. Một cách dễ hiểu hơn, họ sẽ xây dựng và duy trì một phần mềm trên nền tảng web. Khách hàng sau khi trả một số khoản phí có thể sử dụng chúng từ xa thông qua mạng internet.

Ưu điểm của SaaS trong doanh nghiệp

Một trong những lợi ích tuyệt vời nhất mà SaaS sở hữu chính là tiết kiệm chi phí một cách tối ưu. Với mô hình SaaS, bạn không cần tốn quá nhiều tiền để mua key như các phần mềm khác. Cụ thể, chúng ta không cần phải cài đặt và chạy các phần mềm trên hệ thống của doanh nghiệp. Điều đó giúp tiết kiệm đáng kể các khoản phí liên quan tới giấy phép phần mềm, lắp đặt phần cứng hoặc xây dựng cơ sở dữ liệu mới.

Phần mềm nhân sự công ty – Giải pháp cho thời đại mới

Với sự cộng hưởng từ sự phát triển của các nền tảng công nghệ, không quá khó hiểu khi con người bắt đầu thay đổi tư duy làm việc của mình. Một trong những chuyển biến mạnh mẽ nhất chính là việc áp dụng các phần mềm nhân sự công ty.

Phần mềm nhân sự hiện đang sử dung ngay trong ca·ách quản lý nhân sự những tập đoàn lớn VD: cách quản lý nhân sự của vingroup

Phần mềm nhân sự công ty là gì?

Phần mềm nhân sự công ty (hay Personnel Management Software) là một ứng dụng được tạo ra trên nền tảng kỹ thuật số và công nghệ thông tin. Đây là một giải pháp nhân sự dựa trên sự phát triển của dịch vụ điện toán đám mây nói chung và mô hình SaaS nói riêng. Chính vì thế, chúng được thừa hưởng toàn bộ những ưu điểm nổi bật nhất từ hai nền tảng trên. Vai trò cốt lõi của các phần mềm này là hỗ trợ quản lý các nhiệm vụ nhân sự hằng ngày, cũng như những mục tiêu nhân sự tổng thể của một công ty hoặc doanh nghiệp.

‍

Công dụng của phần mềm nhân sự công ty

Đây là giải pháp tạo điều kiện thuận lợi cho phòng nhân sự trong việc quản lý các tác vụ từ cơ bản đến phức tạp. Điển hình là:  quản lý nhân sự, tính lương, nghỉ phép, nghỉ phép online, quản lý chấm công và tính lương, quản trị phúc lợi nhân viên,... Tất cả đều được thực hiện trên nền tảng kỹ thuật số. Ngoài ra, các phần mềm về nhân sự này còn tích hợp những tính năng hữu ích khác như tập trung nâng cấp các chiến lược quản lý nhân sự, bằng cách xử lý công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, phát triển nhân sự.

Lý do phần mềm về nhân sự là xu hướng trong thời đại kỷ nguyên số

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang tạo ra sự thay đổi nhanh chóng trong cách quản lý, điều hành của doanh nghiệp, tác động trực tiếp đến xu hướng quản trị nguồn nhân lực trong kỷ nguyên số hiện nay. Để có thể tiếp tục duy trì và phát triển, các doanh nghiệp và công ty bắt buộc phải thay đổi phương án quản trị nhân sự của mình ngay từ thời điểm này. Các giải pháp thế hệ mới sẽ dần thế chỗ những phương thức truyền thống, giúp nguồn nhân lực thế hệ mới phát triển trong không gian làm việc kỹ thuật số, từ đó thay đổi cách thức làm việc trong công ty. Áp dụng phần mềm về nhân sự ngay từ giờ sẽ đem lại những hiệu quả tuyệt vời dưới đây:

• Tiếp cận sớm với phần mềm nhân sự công ty sẽ giúp cho phòng ban nhân sự có thời gian để thích nghi với những cải tiến hoặc cập nhật của phần mềm trong tương lai.
• Việc nắm bắt thời cơ thay đổi quy trình quản lý nhân sự theo hướng số hoá sẽ mang về những lợi thế nhất định trước đối thủ của mình. Những tiện ích và giao diện hoạt động đồng bộ, đơn giản, bảo mật tuyệt đối thông tin, tốc độ truy cập nhanh và tiết kiệm tối đa chi phí, thời gian, nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.
• Tất cả các tổ chức với những quy mô khác nhau đều có thể áp dụng phương án mới này. Chúng có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ như một phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và lớn.

HROnline – Giải pháp phần mềm về nhân sự đáng tin cậy nhất 2021

Với những giải pháp về công nghệ hiện đại nhất, HROnline - một sản phẩm công nghệ chiến lược đầy tâm huyết của Softone sẽ giúp hoạt động kinh doanh của bạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực quản trị nhân sự và công nghệ thông tin, HROnline ngày càng chứng tỏ được mình là phần mềm về nhân sự đáng tin cậy nhất. Đến đầu năm 2021, Softone ghi nhận hơn 2000 doanh nghiệp và công ty khắp cả nước đã đặt niềm tin vào HrOnline, hứa hẹn tiềm năng và triển vọng phát triển mạnh hơn nữa trong tương lai.

Bên cạnh những tiện ích hữu dụng mà một phần mềm nhân sự công ty có thể có, HROnline còn sở hữu những lợi ích then chốt như sau:

• Các nghiệp vụ hành chính dần được số hóa, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức, đồng thời giảm các sai sót vì mọi dữ liệu đều công khai, minh bạch. Từ đó nâng cao chất lượng làm việc của bộ phận nhân sự.
• Dễ dàng theo dõi lịch nghỉ, lịch làm việc, đánh giá chỉ số KPI, lưu trữ hồ sơ nhân viên, thiết lập ca làm việc, tính lương tự động, tìm ứng viên và sắp xếp phỏng vấn… giúp quản lý nhân sự chuyên nghiệp và hiệu quả.
• Truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu bất cứ khi nào và bất cứ đâu với các thiết bị thông minh được kết nối với Internet , từ đó hỗ trợ phân tích các vấn đề cần thiết một cách đơn giản và kịp thời, hoàn toàn làm chủ hệ thống ứng dụng.
• Cải thiện bảo mật dữ liệu quan trọng do được mã hoá chặt giúp bảo đảm an toàn thông tin nhân sự và cải thiện khả năng giao tiếp của các bộ phận. Từ đó nâng cao trải nghiệm làm việc của toàn bộ nhân viên. 

HROnline cung cấp phần mềm nhân sự miễn phí trong thời gian dùng thử sản phẩm cho khách hàng, giúp cho khách hàng trải nghiệm phần mềm một cách chân thật nhất. Mục đích là nhằm tạo sự tin tưởng, hỗ trợ tối đa về quyền lợi của khách hàng và giúp khách hàng hiểu rõ về sản phẩm của công ty trước khi đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm.

Trên đây là những phân tích về tiềm năng phát triển của phần mềm nhân sự công ty trong thời đại mới. Hy vọng với những thông tin đầy hữu ích này, mọi người có thể có một cái nhìn khác về phương hướng đổi mới trong công tác quản trị nhân sự trong tương lai.