PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ - CÔNG CỤ TỐI ƯU CHO DOANH NGHIỆP

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự tiếng Anh là Personnel Management Software, là giải pháp quản lý ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho việc thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ nhân sự trở nên dễ dàng hơn. Các phần mềm này được thiết kế trực quan gần gũi với người dùng, bám sát các yêu cầu nghiệp vụ về tuyển dụng, quản lý tiền lương, quản lý chấm công, theo dõi hiệu suất … Đồng thời, những công cụ  này còn giúp doanh nghiệp tập trung đi sâu vào giải quyết các nghiệp vụ cũng như chuẩn hoá được hệ thống quản lý nhân sự, bằng cách xử lý công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, phát triển nhân sự – yếu tố quan trọng hàng đầu của mỗi công ty.

Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đã làm cho việc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự trở thành một xu hướng tất yếu, buộc doanh nghiệp phải đào thải những gì không còn phù hợp, thay thế bằng những công nghệ của nền tảng chuyển đổi số, có như vậy mới nâng cao chất lượng, năng suất làm việc và giúp doanh nghiệp ngày càng đi lên.

Một phần mềm nhân sự tốt nhất bao gồm những gì?

Một phần mềm quản lý nhân sự sẽ có các chức năng cơ bản gồm quản lý nhân sự, quản lý chấm công, tiền lương, báo cáo, giám sát quá trình quản lý… Ngoài ra, ở một số phần mềm quản lý nhân sự nâng cao còn có thể bổ sung thêm nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, ví dụ như thực hiện việc tính toán và chế độ khen thưởng, kỷ luật thông qua đánh giá KPI, theo dõi hiệu suất hoặc hỗ trợ doanh nghiệp lọc nhân sự theo yêu cầu tuyển dụng đầu vào…

Công tác quản trị nhân sự

Quản lý phúc lợi nhân viên

Phân hệ này giúp các nhà quản trị nhân sự quản lý lợi ích cho nhân viên (trả lương làm thêm giờ, tiền phụ cấp, nghỉ lễ, bảo hiểm, các chính sách liên quan đến sức khoẻ, chế độ đãi ngộ…).

Theo dõi thông tin nhân sự

Tính năng này giúp nhà quản lý nhân sự lưu trữ và quản lý tập trung cơ sở dữ liệu nhân viên về thông tin nghề nghiệp, thời hạn hợp đồng, bảng công việc, số bảo hiểm xã hội, lịch sử nhân viên … bắt đầu từ khi họ làm việc cho đến khi nghỉ việc. Việc này đảm bảo dễ dàng cho việc tra cứu, cập nhật liên tục, giảm lượng giấy tờ cho nhân viên và thời gian lục tìm khi cần thiết.

Quản lý tiền lương

Phân hệ này chịu trách nhiệm quản lý tiền lương và phụ cấp cho nhân viên, tiền thưởng, trích bảo hiểm, y tế và các khoản khấu trừ khác. Phần mềm sẽ ghi nhận công tự động theo tính chất công việc, tính lương theo quy trình chặt chẽ, hệ thống báo cáo đa dạng.

Quản lý thời gian làm việc của nhân viên

Tính năng này sẽ hỗ trợ quản lý thời gian làm việc nhờ truy cập thông tin vào cổng thông tin nhân viên, giúp đơn giản hoá các hoạt động quản lý thời gian như theo dõi giờ công, ngày công, tăng ca, vắng mặt, ngày lễ cũng như giờ ra vào công ty của nhân viên một cách chính xác. Một số phần mềm còn có thêm tính năng nhắc nhở khi nhân viên chưa hoàn thành chỉ tiêu công việc hoặc khi đến thời hạn có việc cần giải quyết.

Lập kế hoạch làm việc

Phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp thiết kế ca làm việc cho từng nhân viên, đảm bảo phù hợp với khối lượng và tình hình biến động công việc. Hệ thống có thể lên lịch làm việc cho nhân viên, tạo dự án, thông báo khẩn khi lịch trình làm việc bị thay đổi hoặc trình độ lao động không phù hợp.

Xây dựng chiến lược Tuyển dụng nhân sự hiệu quả

Theo dõi và tìm kiếm hồ sơ ứng viên

Hệ thống quản lý tập trung cơ sở dữ liệu về danh sách hồ sơ ứng viên, qua đó cho phép nhà tuyển dụng lưu trữ thông tin người xin việc và sử dụng các công cụ tuyển dụng tự động khác trong suốt quá trình tuyển dụng.

Phân hệ này bao gồm các tính năng theo dõi thông tin ứng viên, tình trạng đơn xin việc, hỗ trợ ứng dụng phù hợp nộp CV trực tuyến ở trên website.

Đánh giá nhân viên

Đánh giá nhân viên hay còn được gọi là phần mềm đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên. Ứng dụng sẽ cung cấp một hệ thống tập trung giúp lập báo cáo phân tích, thống kê cũng như theo dõi và đánh giá năng lực làm việc của nhân viên. Trong phân hệ này sẽ có các tính năng như theo dõi, đo lường hiệu suất công việc, quản lý mục tiêu…

Đào tạo

Module này cho phép nhà quản lý lập kế hoạch đào tạo, theo dõi tổ chức thực hiện, đánh giá chất lượng sau khi đào tạo cũng như tiếp tục nâng cao các kỹ năng cho nhân viên hiện có, bao gồm các tính năng phổ biến như: xây dựng nội dung chương trình đào tạo, xác định lộ trình, kiểm tra và đánh giá chất lượng đào tạo.

Phần mềm quản lý nhân sự HrOnline - Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

HrOnline – phần mềm quản lý nhân sự với đầy đủ các chức năng: quản lý hồ sơ nhân sự, tuyển dụng, đánh giá KPI, chấm công tự động, thiết lập bảng công, bảng lương nhanh chóng… giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán nhân sự một cách nhanh nhất có thể.

Việc xử lý thủ công trên Excel đã dần trở nên kém hiểu quả hơn so với việc tự động hóa tính công và tính lương. Phần mềm này giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu được sai sót và tiết kiệm thời gian, nhân lực. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý nhân viên HrOnline còn ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI vào quản lý chấm công, đánh dấu bước ngoặt mới trong quản trị nhân sự thời đại 4.0.

Những vấn đề gặp phải khi chưa sử dụng phần mềm quản lý nhân sự HrOnline

Đối với doanh nghiệp

- Không nắm được thông tin nhân sự tức thời do dữ liệu bị phân tán, không tập trung

- Lãng phí thời gian tra cứu, tìm kiếm giấy tờ, lưu trữ hồ sơ

- Theo dõi biến động nhân sự khó khăn (lao động tăng/giảm, số nhân sự ra/vào công ty, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, số lượng nhân viên lớn)

- Tốn nhiều chi phí, thời gian và nguồn lực cho hoạt động tuyển dụng

Đối với lãnh đạo

- Khó khăn trong việc kiểm soát, tuân thủ kỷ luật lao động của nhân viên

- Không có công cụ để đánh giá hiệu quả làm việc thực tế của nhân viên

- Không theo dõi được quá trình công tác của nhân viên, dẫn đến thiếu căn cứ cho việc khen thưởng, thăng chức…

Đối với phòng nhân sự

- Mất nhiều thời gian để thông báo với lãnh đạo số liệu về nhân sự

- Vật lộn trong đống giấy tờ để tổng hợp công, tính lương, đánh giá KPI

- Không quản lý chặt chẽ các đơn nghỉ phép của nhân viên, dẫn đến gian lận

Doanh nghiệp thay đổi như thế nào sau khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự HrOnline?

Đối với doanh nghiệp

- Quản lý tập trung, đầy đủ, chính xác, đồng nhất mọi thông tin liên quan đến nhân sự

- Giảm các chi phí thời gian, nhân sự cho các nghiệp vụ nhân sự

- Chi trả lương chính xác, KPI được đo lường tự động, không có thiên vị

- Nâng cao hiệu quả tuyển dụng từ việc tận dụng kho hồ sơ ứng viên được số hóa, giảm được các chi phí dịch vụ đăng tuyển

Đối với lãnh đạo

- Theo dõi được tình hình nhân sự hàng ngày theo thời gian thực (có mặt, vắng mặt, công tác, tăng ca…)

- Kịp thời nắm bắt tình hình biến động nhân sự của doanh nghiệp, để có các điều chỉnh kịp thời

Đối với quản lý nhân sự

- Tiết kiệm thời gian tổng hợp bảng công, tính lương

- Giảm thời gian xử lý đơn từ bằng giấy

Tình trạng sai sót trong quá trình tính công, đánh giá KPI, tính lương được giảm bớt so với các cách làm truyền thống

Những lợi ích mà phần mềm quản lý nhân sự HrOnline mang lại

Chấm công online ngay trên di động

Phần mềm quản lý nhân sự HrOnline ứng dụng chấm công bằng định vị GPS để quản lý vị trí làm việc, cho phép chấm công linh hoạt tại nhiều địa điểm khác nhau: văn phòng, công trình, hiện trường. Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến HrOnline, cho phép chấm công ngay trên điện thoại di động, không cần tới máy quét vân tay, hay các phần mềm thiết kế thẻ nhân viên.

Đặc biệt, trong thời điểm tình hình dịch COVID-19 diễn biến phức tạp, việc chấm công bằng vân tay tiềm ẩn nhiều rủi ro và nguy cơ lây nhiễm. Do đó, tính năng chấm công định vị GPS của phần mềm quản lý nhân sự HrOnline càng khẳng định được giá trị và hiệu quả của mình, giúp doanh nghiệp làm việc an toàn hơn.

Các đơn từ chấm công sẽ được gửi và duyệt ngay trên phần mềm. Sau đó, phần mềm quản lý nhân sự HrOnline sẽ tự động tính công, trừ phép cho nhân viên và tổng hợp vào bảng công tháng.

Tự động hóa bảng công

Bảng công tự động update số liệu realtime, không cần tính excel, không cần nhập số liệu thủ công

Nhân sự chủ động theo dõi bảng công của nhân viên dễ dàng ngay trên di động

Phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên tránh được công đoạn phức tạp, rắc rối và sai sót khi xếp lịch thủ công

Quy trình Tuyển dụng – Đào tạo – Nhân sự được phần mềm quản lý nhân sự số hóa nhanh chóng

Số hóa quy trình tuyển dụng

- Số hóa quy trình tuyển dụng của từng phòng ban, tự động giao lịch phỏng vấn cho quản lý nhân sự

- Hệ thống tự động gửi email cho ứng viên, giúp tăng độ chuyên nghiệp

- Tạo và lưu trữ CV tập trung

Quản lý toàn diện hệ thống nhân sự trong công ty

- Số hóa hồ sơ nhân sự (thông tin nhân sự, các giấy tờ, chứng chỉ, hợp đồng được lưu trữ ngay trên phần mềm quản lý nhân viên HrOnline)

- Quản lý và theo dõi quá trình công tác của nhân viên dễ dàng

- Phần mềm tự động gửi cảnh báo khi nhân viên hết hạn hợp đồng, thai sản, nghỉ hưu…

- Theo dõi biến động nhân sự, báo cáo chi tiết số lượng nhân sự tăng/giảm qua từng thời kỳ

Quản lý hiệu suất bằng KPI

Phần mềm quản lý nhân sự toàn diện HrOnline thiết lập hệ thống KPI thông minh

Dễ dàng thiết lập KPI cho từng vị trí (chỉ tiêu, hệ số đánh giá, đơn vị tính…)

Tự động hóa đánh giá KPI từ kết quả thực hiện công việc thực tế so với chỉ tiêu, giúp nhà quản lý giảm 90% thời gian nhập liệu, tính toán thủ công

Hệ thống KPI chính xác giúp lãnh đạo có căn cứ để xét tăng lương, thưởng và ra quyết định bổ nhiệm nhân sự.

Truyền thông nội bộ - Kết nối nhân sự trong doanh nghiệp

Phần mềm quản lý nhân viên HrOnline tạo ra một môi trường nơi mà nhân sự có thể thoải mái tương tác, trao đổi một cách minh bạch toàn bộ quy trình nội bộ, từ đó góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp kết nối, chuyên nghiệp hơn.

Đơn giản, dễ sử dụng là yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự online

Còn được gọi với cái tên khác là phần mềm nhân sự trực tuyến, phần mềm nhân sự điện toán đám mây, phần mềm HR trên nền tảng web. Phần mềm nhân sự HrOnline có ưu điểm là dễ dàng triển khai và cập nhật tính năng mới. Người sử dụng (nhà quản lý nhân sự và nhân viên) chỉ việc truy cập phần mềm thông qua trình duyệt web ở mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị (PC, laptop, Ipad, điện thoại thông minh), chỉ cần có kết nối internet.

Với những phân hệ chi tiết và đầy đủ chức năng. HrOnline xứng đáng là phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay. Để doanh nghiệp vận hành và phát triển hiệu quả cũng như nâng cao tính chuyên nghiệp, chất lượng làm việc, việc sử dụng các phần mềm điểm danh trực tuyến là điều cực kỳ cần thiết.