PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ ACCESS- CÔNG CỤ ĐẮC LỰC HỖ TRỢ QUẢN LÝ NHÂN SỰ HIỆU QUẢ
Bên cạnh việc điều hành kinh doanh, sản xuất thì quản lý nhân sự cũng là một trong những bài toán khó mà ban lãnh đạo quan tâm. Đối với doanh nghiệp có nhiều nhân sự, lên tới hàng trăm, hàng nghìn người thì việc sử dụng một công cụ công nghệ hỗ trợ là cần thiết, trong đó phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Access được đánh giá rất cao.
Công cụ quản lý Access cho phép lưu trữ thông tin, hồ sơ cá nhân, tính toán, in ấn giấy tờ, kiểm tra thông tin một cách nhanh chóng, chính xác. Access cũng quản lý dữ liệu bằng bảng giống như Excel nhưng hiệu quả trong quản lý nhân sự lại rất vượt trội với giao diện chính xác, chi tiết nhất cho đơn vị. Và trong bài viết này, HrOnline sẽ giới thiệu đến bạn đọc về phần mềm quản lý nhân sự bằng Access.
Giới thiệu về phần mềm quản lý nhân sự Access
Access chính là một dạng công cụ quản lý bằng bảng và lợi ích không khác gì với Excel. Thế nhưng điểm khác biệt của Access nằm ở những tiện ích đặc biệt mà nó mang lại. Phần mềm Access quản lý nhân viên , quản lý cơ sở dữ liệu bằng công cụ Access với giao diện chi tiết, chính xác nhất giúp doanh nghiệp quản lý thông tin nhân sự của mình mà không cần phải mất công lục lại toàn bộ hồ sơ lưu trữ.
Phần mềm quản lý nhân sự bằng Access cho phép lưu trữ thông tin, hồ sơ cá nhân, tính toán, in ấn giấy tờ, kiểm tra thông tin một cách nhanh chóng, chính xác mà lại rất vượt trội với giao diện chính xác, chi tiết nhất cho đơn vị. Access cũng là một trong 9 ứng dụng phần mềm hay cho nhân viên được sử dụng phổ biến hiện nay.
Tìm hiểu về khái niệm cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là gì?
Cơ sở dữ liệu được hiểu là tập hợp thông tin có đặc điểm, cấu trúc miêu tả về một đối tượng quản lý đáp ứng nhu cầu của người dùng, chúng có mối quan hệ logic, liên quan đến nhau, đảm bảo toàn bộ thông tin nhất quán, chính xác, có thể truy xuất được.
Access giúp bạn truy xuất cơ sở dữ liệu thông tin muốn tìm và thông tin đã được ‘gom’ lại một cách hiệu quả, giúp người dùng dễ dàng thấy được mọi thứ lưu trữ trên đó, hỗ trợ rút ngắn thời gian so với làm thủ công.
Cách xây dựng phần mềm quản lý nhân sự bằng Access
Để viết được và cập nhật chính xác mọi thông tin của mỗi cá nhân thì đầu tiên bạn phải hiểu sơ về cách sử dụng các mục có tại phần mềm Access trước. Bước đầu tiên, bạn phải lập cơ sở dữ liệu mới bằng cách vào Access, Click vào Microsoft Access trên Windows hoặc kích chuột vào ‘chìa khóa vàng’. Tiếp đến chọn menu file, chọn chức năng ‘New database’ -> sau đó nhập tên cho cơ sở dữ liệu -> và Nhấn OK, bạn sẽ thấy một cửa sổ Database mới.
1.Table- Bảng
Bảng chứa thông tin từ khóa và các thông tin liên quan tạo ra một hệ thống. Mỗi bảng liên hệ với một đối tượng cụ thể, để kết nối dữ liệu trong các bảng với nhau thì phải tạo ra mối quan hệ chung giữa chúng.
Cách tạo bảng: Từ cửa sổ Database chọn mục table -> Chọn nút New -> Chọn Design View. Xuất hiện 3 cột thì bạn nhập thông tin vào đó (Field name: Tên cần đặt; Field type: Kiểu trường; Description: Miêu tả).
Đặt khóa chính (Primary key): Bạn chọn các trường làm từ khóa chính -> Chọn Edit -> Primary key hoặc ấn vào ‘chìa khóa vàng’ trên thanh công cụ.
2. Query – Truy vấn
Dùng để truy vấn một đối tượng liên quan cho một vùng làm việc. Việc Truy vấn trên phần mềm quản lý nhân viên Access là tổng hợp, tìm kiếm, sắp xếp dữ liệu. Query dùng bảng query để thay đổi, quan sát, phân tích dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, bạn cũng có thể dùng chúng làm các nguồn cho báo cáo, bảng ghi, bảng truy xuất dữ liệu,... Loại phổ biến nhất là query chắt lọc, dùng để xem lại các dữ liệu từ một hay nhiều bảng, hiện ra đối tượng tìm kiếm theo thứ tự mong muốn.
Ví dụ, bạn đang có một CSDL chính về khách hàng của doanh nghiệp và hiện giờ sắp tới công ty có một sự kiện tổ chức tại TP.HCM nên lúc này bạn cần xem toàn bộ các khách hàng, bạn hàng có liên quan tại khu vực này nhanh nhất thì bạn sẽ dùng tới Query để truy vấn.
Cách để tạo query như sau:
Dùng các khung màn hình wizard hoặc là lấy các dữ liệu liên quan từ bảng biểu trong Design. Từ khung Design, chọn dữ liệu mong muốn bằng cách thêm bảng hoặc những query chứa những dữ liệu đó rồi điền chúng vào Design.
3. Form – Biểu mẫu
Là dạng điền thông tin, tại Form bạn sẽ điền và lưu trữ thông tin hoặc thay đổi dữ liệu và sẽ được hiển thị trên màn hình làm việc để bạn có thể trực tiếp kiểm tra lại các thông tin.Form hỗ trợ việc kiểm tra, quản lý đơn giản, dễ dàng hơn. Chúng bao gồm nhiều ô điều khiển như: Text box, List box, Option group,…
Cách tạo Form bằng wizard: Trong cửa sổ Database chọn Form -> Chọn New -> Chọn Form Wizard để thiết kế tự động/ Table hoặc Query để làm nguồn -> Chọn kiểu Form.
4. Biểu báo cáo (Report)
Công cụ này rất hữu ích trong việc in ấn dữ liệu, có thể in dưới dạng sơ đồ nhân sự, báo cáo; hồ sơ lương, thưởng; in từ nhiều bảng có liên quan trên cùng 1 trang.
Cách tạo Report như sau: Từ Database bạn chọn Report, tương tự như tạo Form, bạn thực hiện các bước còn lại.
5. Hàm lệnh Macros
Hàm lệnh gồm 1 dãy các hành động, tập hợp một hay là nhiều chức năng thực hiện tác vụ riêng. Nó có thể kết chuỗi chức năng vào một hàm lệnh để phần mềm Access thực hiện. Để có thể điều hoạt được hàm lệnh thì bạn phải dùng đến Macros.
Cách tạo Macros như sau: Chọn Maros từ cửa sổ Database -> sau đó Chọn New -> Chọn Action và các đối của Action -> đặt tên và ghi cho Macros.
Trên đây là những chia sẻ chi tiết về phần mềm quản lý nhân sự bằng Access miễn phí. Để thay cho Excel, hạn chế được một số nhược điểm của chúng thì nhiều doanh nghiệp chọn phần mềm quản lý nhân sự bằng Access nhằm đảm bảo số liệu thông tin được ghi lại đầy đủ, chính xác nhất, giải quyết rủi ro thất lạc hoặc bị đánh cắp thông tin. So với Excel thì Access được cho là dễ sử dụng hơn rất nhiều nhờ giao diện tiện lợi. Một khi bạn đã biết cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí này thì công việc sẽ đơn giản, nhẹ nhàng đi nhiều, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác cao trong việc kiểm soát thời hạn lao động, tính lương, thưởng,... cho nhân viên.
Mặc dù Access là công cụ hiệu quả thay thế cho Excel có khá nhiều ưu thế kể trên nhưng đây là mềm quản lý doanh nghiệp có cách quản lý cũ, không còn mạng lại nhiều hiệu quả cao trong kinh tế kinh doanh hiện nay.
Trong quá trình sử dụng, người dùng có thể cảm nhận thấy một số bất cập như sau:
-Khó khăn trong việc quản lý cơ sở dữ liệu lớn
-Khó khăn khi triển khai mô hình hệ thống qua mạng
Phần mềm quản lý nhân sự toàn diện HrOnline
Nhiều doanh nghiệp đã chọn phần mềm quản lý nhân sự toàn diện nhằm đảm bảo số liệu thông tin được ghi lại đầy đủ, chính xác và quản lý một cách sáng tạo, chuyên nghiệp hơn. So với các phần mềm quản lý nhân sự khác hiện có trên thị trường thì phần mềm quản lý nhân sự toàn diện HrOnline được biết đến rộng rãi hơn vì nhiều tính năng dễ sử dụng hơn rất nhiều nhờ giao diện tiện lợi. Việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự toàn diện HrOline sẽ giúp công việc trở nên đơn giản, nhẹ nhàng hơn nhiều, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác cao trong công việc.
Quản lý đơn từ Online
-Có thể khởi tạo, nộp các loại đơn từ Online.
-Cho phép cấp quyền duyệt đến nhà quản trị hoặc người được cấp quyền.
-Giúp nhà quản trị dễ dàng quản lý các loại đơn từ của nhân viên.
-Có thể đồng bộ dữ liệu về các loại đơn từ trên cùng một hệ thống.
Quản lý công việc hiệu quả
- Dễ dàng khởi tạo công việc.
- Phân công giao việc cho từng nhân sự.
- Giúp nhân viên báo cáo tiến độ công việc dễ dàng
- Cập nhật liên tục mọi thông tin, tài liệu, tiến độ... được cập nhật liên tục.
- Báo cáo được tự động, chi tiết, chính xác, realtime.
Quản lý đồng bộ hồ sơ nhân sự
- Hỗ trợ quản lý và lưu trữ tập trung thông tin hồ sơ nhân sự.
- Có thể đồng bộ dữ liệu, dễ dàng khai thác, tra cứu thông tin.
- Có thể quản lý sơ đồ tổ chức tại doanh nghiệp.
- Khả năng quản lý hợp đồng lao động, thông tin bảo hiểm..
Báo cáo thông minh
- Khả năng phân tích các chỉ số nhân sự
- Đánh giá năng lực của nhân viên chính xác
- Báo cáo trực quan, phân tích tự động đưa ra cảnh báo.
- Báo cáo cơ cấu lương cũng như tỷ lệ thôi việc....
Với những ưu điểm trên HrOnline là lựa cho hàng đầu cho phần mềm tính giờ nhân viên của doanh nghiệp.
Hy vọng những chia sẽ trên của HrOnline sẽ giúp quý công ty có thể lựa chọn được phần mềm hiệu quả cho doanh nghiệp mình. HrOnline luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ dùng thử phần mềm quản lý nhân sự toàn diện. Chân thành cảm ơn!