QUẢN LÝ NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ VỚI PHẦN MÊM GIAO VIÊC CHO NHÂN VIÊN

Giao viêc cho nhân viên là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công trong quản lý nhân sự. Trong bối cảnh doanh nghiêp càng lớn,có nhiều nhân viên, nhiều phòng ban, đặc thù công viêc khác nhau,  thì công viêc này càng trở khó khăn. Vì vậy, không ít lãnh đạo muốn tìm kiếm một phần mềm giao việc cho nhân viên hiệu quả để quản lý công việc và nhân viên dễ dàng. 

Nhà lãnh đạo gặp khó khăn gì khi giao việc cho nhân viên?

Giao việc có thể được hiểu là sử dụng tài năng của từng cá nhân vào những công việc phù hợp. Khi công việc được giao đúng, năng suất làm việc chung sẽ được cải thiện, quy trình làm việc trở nên trơn tru và hoạt động quản lý công việc sẽ bớt rắc rối hơn.

Giao việc là một nhiệm vụ của người quản lý nhằm giảm bớt phần việc của mình và tạo cơ hội để nhân viên thể hiện năng lực cũng như phát triển các kỹ năng. Giao việc cũng cần phải có kỹ năng, nếu phân công công việc kém hiệu quả sẽ dẫn đến lãng phí thời gian và công sức. Một số khó khăn mà các nhà quản lý thường mắc phải khi giao việc:

Nhà lãnh đạo không thể sử dụng nhân viê hieuj quả nếu họ không biết đánh giá đúg năng lực, kĩ năng của từng nhân viên. Nếu phân việc không đúng năng lực của nhân viên, có thể họ sẽ tỏ ra phản kháng hoặc đơn họ không thê hoàn thành tốt công việc, gây tổn thất cho chính công ty, đồng thời họ không thê phát hy tốt các năng lực hiên có và phát triển.

Nhân viên từ chối công việc mà sếp giao cho. Họ cho rằng đó là công việc ngoài tầm khả năng của mình.

Nhân viên làm việc một cách đối phó khiến hiệu quả công việc không cao, thậm chí là tốn thời gian để quản lý phải chỉnh sửa hoặc giao cho một người khác.

Nhà quản lý đưa ra deadline nhưng do không nghiêm khắc dẫn đến nhân viên thường xuyên không tuân thủ, xin lùi hạn nộp mà chẳng cần biết là lí do gì.

Xu hướng sử dụng phần mềm giao việc cho nhân viên

Hòa trong dòng chảy số hóa doanh nghiệp, phần mềm quản lý công việc được xác định là xu hướng quản lý nhân sự trong tương lai, doanh nghiệp cần áp dụng.

Thứ nhất, phần mềm quản lý công việc giúp số hóa nghiệp vụ quản lý công việc từ các ứng dụng không chuyên lên hệ thống phần mềm. Đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp. 

Thứ hai, công cụ giúp ban lãnh đạo đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ đó tìm ra nhân sự nòng cốt, chất lượng trong doanh nghiệp.

Thứ ba, giúp tăng hiệu suất làm việc của toàn doanh nghiệp. Nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu thời gian xử lý công việc.

Thứ tư, công cụ quản lý công việc chuyên nghiệp, toàn diện và hiệu quả. Đặc biệt, phù hợp với doanh nghiệp số 

Phần mềm giao việc cho nhân viên là gì? 

Phần mềm giao việc là công cụ có vai trò giúp người quản lý phân chia và thiết lập một danh sách những nhiệm vụ cần thực hiện công việc cần thực hiện theo như kế hoạch dự án. Trong quá trình công việc được tiến hành, phần mềm cũng sẽ tự động cập nhật tiến độ hoàn thành công việc đã đạt đến mức nào để người quản lý có thể tiện theo dõi. Qua đó mỗi nhiệm vụ, người lãnh đạo sẽ cân nhắc và suy xét để có thể giao nó cho một hoặc đội nhóm thực hiện tuỳ ý.

Tiện ích phần mềm giao việc mang lại cho toàn doanh nghiệp

Đối với nhà lãnh đạo

Nhà quản lý có thể giám sát tiến độ làm việc của nhân viên mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị, miễn là có sự kết nối với Internet, giúp cải thiện năng suất làm việc nhanh chóng và là căn cứ để đánh giá nhân viên, có chế độ thưởng phạt hợp lý và điều phối nhân viên hiệu quả.

Người lãnh đạo dễ dàng giao việc cho nhân viên một cách hệ thống, nhất quán ngay trên phần mềm quản lý mà không gặp mặt trực tiếp. Phần mềm có thể tích hợp với hệ thống SMS, email, giúp cho việc thông báo công việc đến mỗi nhân viên được thực hiện hiệu quả hơn. 

Phần mềm giao việc online cho nhân viên còn có chế độ nhắc nhở công việc giúp quản lý có thể theo dõi được tiến trình, hiệu quả và thời gian làm việc của nhân viên để điều phối nhân viên hiệu quả. 

Đối với nhân viên

Nhân viên cập nhật được công việc nhanh chóng từ trang chủ giao việc , những thông báo này có thể hiển thị liên tục,kịp thời để nhân viên có kế hoạch thực hiện công việc hiệu quả. 

Phần mềm giao việc giúp nhân viên có thể báo cáo kết quả công việc được giao thông qua phần mềm, tránh tình trạng rắc rối, chậm deadline công việc.

Với những công việc yêu cầu làm theo nhóm, phần mềm sẽ giúp đảm bảo chất lượng và tiến độ các công việc nhóm, những nhóm được giao việc sẽ được liên kết thành một hệ thống, làm việc trực tuyến và trao đổi công việc qua phần mềm.

Khi công việc quá tải, nhân viên rất khó tránh khỏi việc nhầm lẫn và cóthể quên mất nhiệm vụ được giao. Phần mềm giao việc online có hệ thống nhắc nhở công việc qua Email hoặc SMS giúp nhân viên nhận được thông báo sắp đến deadline công việc ngay cả khi không thể truy cập phần mềm.

Như đã nói ở trên, phần mềm sử dụng online nên nhân viên có thể truy cập vào phần mềm bất kỳ lúc nào để báo cáo cũng như tiếp nhận công việc.  

>>>Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm: phần mềm quản lý nhân sự bằng access

Tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc cho nhân viên phù hợp

Giữa hàng loạt phần mềm giao việc trên thị trường như hiện nay, nhà lãnh đạo không dễ dàng gì có thể đưa ra một lựa chọn sáng suốt và phù hợp cho doanh nghiệp . Muốn hoàn thiện một quá trình giao việc đầy đủ không chỉ đơn thuần là bạn đưa danh sách xuống và nhân viên tick vào ô vuông checklist báo hoàn thành là xong. Mà mỗi đầu việc được giao sẽ đi kèm với những yêu cầu cụ thể, rõ ràng về chất lượng và đánh giá công việc. Có như vậy, mới đảm bảo mục tiêu theo định hướng ban đầu và thiết lập công việc vào đúng quỹ đạo.

Theo đó, bạn sẽ cần nhờ vào 4 tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc phù hợp. 

1.Tính năng phân chia công việc, giao việc và điều phối công việc

Một phần mềm quản lý công việc chất lượng, hiện đại cần đảm bảo tính thuận tiện cho nhà quản lý lên kế hoạch công việc, giao việc và điều phối công việc nhanh chóng. Từ đó, giúp nhà quản lý bao quát được tình trạng của tất cả các công việc trong doanh nghiệp. Nhà quản lý vừa có thể thấy được kết quả, vừa có thể theo dõi quá trình hoàn thành công việc và ai là người đảm nhận công việc đó.

2. Dễ sử dụng

Trong thời đại kỷ nguyên số, hầu hết mọi người đều thành thạo tin học, tuy nhiên cũng có những người gặp khó khăn với nó. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn triển khai một phần mềm giao việc có giao diện đơn giản, trực quan, dễ sử dụng cho doanh nghiệp  để tất cả nhân viên điều có thể sử dụng và thao tác hằng ngày, ngay cả với những nhân viên không biết gì về tin học.

3. Gắn deadline theo từng công việc

Deadline cũng là một phương thức bảo vệ cho sự minh bạch trong doanh nghiệp trước những lời biện minh bị “quên” công việc. Đối với leader, việc đặt ra deadline cho nhân viên giúp bạn triển khai kế hoạch bám sát thời gian thực và dễ dàng theo dõi hơn. Bạn sẽ luôn nắm được tổng quan của cả đội nhóm chứ không phải một vài cá nhân riêng lẻ. Đó là tiền đề để phân bổ nguồn lực và sắp xếp thời gian hợp lý cho cả đội.

Đối với thành viên, mỗi deadline là một lời nhắc nhở nghiêm túc về nhiệm vụ cần làm. Họ sẽ có trách nhiệm hơn trong công việc, biết được mình cần sắp xếp thời gian và độ tập trung như thế nào là phù hợp. Deadline cũng là một công cụ bảo vệ cho sự minh bạch trong doanh nghiệp bằng cách vô hiệu hoá những lời biện giải bị “quên” công việc.

4. Chi phí phù hợp

Chúng ta thường có xu hướng muốn đầu tư vào những thứ đắt tiền vì nghĩ rằng nó sẽ là lựa chọn tốt nhất. Tuy nhiên, nếu giữa việc đầu tư một phần mềm giao việc tối tân, đắt đỏ nhưng bạn lại không sử dụng hết những chức năng của nó và một phần mềm với giá thành phải chăng nhưng bạn có thể khai thác hết các chức năng thì bạn sẽ thiên về lựa chọn nào? 

Hãy cân nhắc những chi phí như chi phí lắp đặt, vận hàng, chi phí đào tạo, tư vấn, chi phí chuyển giao, chi phí bảo trì, sửa chữa và chi phí sử dụng phần mềm hằng tháng và cân nhắc với tình hình tài chính cũng như nhu cầu của công ty để lựa chọn một phần mềm giao việc phù hợp và tối ưu.

HrOnline là một phần mềm hay cho nhân viên và các nhà lãnh đạo, luôn đảm bảo:

Nhân viên nắm rõ được mục tiêu công việc. Biết họ cần làm gì và nên làm gì, từ đó chủ động hơn với công việc của mình. Biết được số lượng công việc, công việc trong ngày, công việc mới nhất, những thông báo mới nhất, công việc quá hạn …

Dưới sự hỗ trợ của công cụ quản lý công việc, nhà quản lý nắm bắt được tiến độ hoàn thành công việc của từng thành viên trong công ty, đo lường được hiệu suất công việc của nhân viên từ đó đánh giá đúng khả năng của mỗi người.

Hệ thống thông báo giúp nhân viên không quên hay bỏ sót công việc (không có lý do để quên việc). Hiển thị chi tiết nội dung của công việc: mô tả công việc, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, độ ưu tiên.

Các công việc con, những nhân viên nào là người thực hiện, ai là người theo dõi, tiến độ hiện tại của công việc

Những người tham gia có thể bình luận, đính kèm file, xem lịch sử công việc...

‍