ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÁC PHẦN MỀM GIAO VIỆC CHO NHÂN VIÊN MIỄN PHÍ?

Trong cuộc cách mạng công nghiêp 4.0, hàng loạt ứng dụng, phần mềm phục vụ cho quá trình quản lý doanh nghiệp ra đời cajnh tranh gay gắt với các tính năng khác nhau. Vậy làm thế nào để nhận biết được đâu là phần mềm, ứng dụng tốt? Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm giao việc cho nhân viên miễn phí và tò mò về công dụng của chúng, hãy để HrOnline đánh giá, phân tích cho bạn!

Phần mềm giao việc cho nhân viên là gì?

Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu về đặc tính của phần mềm giao việc cho nhân viên. Phần mềm giao việc cho nhân viên có vai trò chính đó là giúp người quản lý phân chia và thiết lập danh sách những nhiệm vụ cần thực hiện. Qua mỗi nhiệm vụ, người quản lý có thể giao nó cho một hoặc nhiều người tùy ý. Trong quá trình công việc được tiến hành, phần mềm sẽ tự động cập nhật tiến độ hoàn thành công việc đã đạt đến mức nào để người quản lý có thể tiện theo dõi.

Với mỗi một phần mềm sẽ có cách thức hoạt động khác nhau phù hợp với từng nhu cầu của doanh nghiệp, thế nhưng chúng đều hướng đến mục tiêu vì người dùng, giúp cho lãnh đạo và nhân viên quản lý công việc thuận tiện, nhanh chóng.

Vậy, làm sao để nhận biết được đâu là phần mềm giao việc cho nhân viên hiệu quả? HrOnline sẽ giới thiệu cho bạn ngay sau đây.

Các phần mềm giao việc cho nhân viên miễn phí

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel:

Ưu điểm:

Hoàn toàn miễn phí: Excel có thể được cài đặt và sử dụng hoàn toàn miễn phí.

Biểu mẫu, form rất đa dạng: File quản lý nhân sự có rất nhiều form và mẫu biểu, giúp người quản lý có thể dễ dàng chọn lựa.

Dễ thao tác: Các thông tin, dữ liệu được cập nhật chi tiết, rõ ràng, dễ dàng so chiếu các hạng mục với nhau.

Tiết kiệm thời gian, chi phí, chính xác hơn so với cách làm thủ công.

Nhược điểm:

Dữ liệu bị phân tán, khó rà soát tổng thể để làm báo cáo toàn diện, gây cản trở việc ra quyết định: dữ liệu bị phân tán ở nhiều file khác nhau, tốn thêm thời gian và công sức để xử lý. Không chỉ vậy, nhược điểm này còn làm ảnh hưởng tới việc rà soát tổng thể, báo cáo nhân sự và sự nhanh chóng ra quyết định của lãnh đạo.

Không bảo mật: nhà quản lý nào cũng muốn thông tin trong doanh nghiệp mình được bảo mật, đặc biệt là các thông tin nhạy cảm. Tuy nhiên, ‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍ không thể đảm bảo được điều này. Không phân quyền, không khu vực nào được đánh dấu chỉ dành cho người quản lý, nhiều người phải dùng chung một biểu mẫu,... việc rò rỉ dữ liệu là không thể tránh khỏi.

Không còn hữu dụng khi công ty mở rộng quy mô: khi doanh nghiệp càng lớn, càng có thêm nhiều nhân viên thì dữ liệu cũng tăng lên. Không thể cứ tăng thêm số trang, số hàng, số cột,... để giải quyết. Nói cách khác, việc kiểm soát nhân sự bằng Excel khi công ty ngày càng lớn mạnh là chuyện không tưởng. 

Dễ gây ra sai sót bởi lỗi thao tác của con người: việc nhập dữ liệu, kiểm soát, chỉnh sửa, sao chép,... trên phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel đều do con người thực hiện thủ công. Vì vậy, sai sót là chuyện thường xảy ra.

File excel nhân sự này đã được làm từ khá lâu, do đó không tránh khỏi những hạn chế về mẫu biểu. 

Khi mà có quá nhiều dữ liệu để nghiên cứu và không ít người gặp khó khăn trong việc hiểu và kiểm soát phần mềm. Dẫn tới việc có thể làm sai, trình bày không đúng với mong muốn của dữ liệu quản lý nhân sự bằng excel

Phần mềm giao việc cho nhân viên miễn phí Trello:

Trello là công cụ quản lý công việc hiệu quả khi làm việc theo nhóm, giúp mọi người mọi người trong nhóm chỉ cần nhìn qua là biết được có những việc nào, ai đang làm gì và làm đến đâu. Bạn có thể xài hoàn toàn miễn phí cho đến khi cần những tính năng nâng cao.

Ưu điểm: 

Miễn phí: doanh nghiệp có thể cài đặt và sử dụng Trello hoàn toàn miễn phí.

Đơn giản, dễ sử dụng: Trello không quá phức tạp để sử dụng. Giao diện của công cụ này giống như các tờ giấy note được dán lên màn hình, bất kì ai cũng có thể nắm bắt. 

Linh hoạt: bạn có thể quản lý công việc theo ý bạn muốn tùy vào mục đích. Bạn có thể chia tỷ lệ 70% cho các chiến dịch, dự án đang thực hiện, 30% còn lại cho việc theo dõi đánh giá của khách hàng, quản lý công việc cấp dưới,... 

 Đồng bộ với tất cả các thiết bị của bạn.

Tự động hóa quy trình làm việc tích hợp sẵn với Butler

Nhược điểm: 

Không phân cấp: Điều này gây ra nhiều bất cập trong quản lý công việc theo nhóm. Với Trello, bất kỳ ai là thành viên đã được thêm vào dự án đều có thể giao việc cho các thành viên khác cũng như giám sát các hoạt động trong suốt quá trình cụ thể. 

Có thể xóa bỏ các công việc được giao: Các công việc được giao có thể bị xóa bỏ một cách dễ dàng mà không để lại bất kỳ thông báo khiến người sử dụng khá “đau đầu”.

Môi trường giao tiếp kém: Không có mục chat nhóm, mục bình luận.

Không có tính năng báo cáo công việc, quản lý thời gian không hiệu quả.

Tốn chi phí để mở khóa toàn diện các tính năng khác của Trello.

Có thể thấy, các phần mềm giao việc cho nhân viên miễn phí đều có các điểm mạnh và điểm yếu riêng. Rất khó để tìm ra một phần mềm, ứng dụng miễn phí hoàn hảo cho các doanh nghiệp khó tính. Thế nhưng, chỉ với 20.000 - 50.000 VNĐ/tháng, phần mềm quản lý nhân sự HrOnline hoàn toàn có thể đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp, từ quản lý công việc nói riêng đến quản lý tổng thể bộ phận nhân sự nói chung.

Sau đây, HrOnline sẽ giới thiệu một phần tính năng quản lý công việc của mình.

Tính năng quản lý công việc của HrOnline:

Quản lý danh sách công việc:

Quản lý danh sách dự án và công việc.

Biết được số lượng công việc, công việc trong ngày, công việc mới nhất, những thông báo mới nhất, công việc quá hạn,... 

Hệ thống thông báo giúp nhân viên không quên hay bỏ sót công việc (không có lý do để quên việc). 

Quản lý chi tiết công việc:

Hiển thị chi tiết nội dung của công việc: mô tả công việc, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, độ ưu tiên,... 

Các công việc con, những nhân viên nào là người thực hiện, ai là người theo dõi, tiến độ hiện tại của công việc.

Những người tham gia có thể bình luận, đính kèm file, xem lịch sử công việc,...

Nhận thông báo ngay khi công việc có cập nhật mới.

Biểu đồ quản lý công việc:

Xem danh sách công việc dưới dạng Kanban, kéo thả chuyển đổi trạng thái trực quan.

Xem danh sách công việc dưới dạng Biểu đồ theo dòng thời gian giúp quản lý được tiến độ dự án.

Cấu hình tác vụ công việc:

Hiển thị đầy đủ thông tin liên quan đến cấu hình tác vụ công việc.

Cập nhật chi tiết tên tác vụ và những quyền trạng thái chi tiết.

Hiển thị tên trạng thái công việc hiện tại của nhân sự trong dự án như: chờ công việc, chờ kiểm tra, đang chờ, đã đóng,... 

Ứng với tên trạng thái công việc hiện tại là những giới hạn về quyền trạng thái công việc bao gồm quyền: theo dõi, thực hiện, quản trị.

Thông qua những thông tin đã được phân tích, đánh giá ở trên, HrOnline mong rằng mình có thể cung cấp, truyền tải cũng như giúp ích được các doanh nghiệp trong việc tìm ra phần mềm giao việc cho nhân viên phù hợp. HrOnline luôn mong muốn cung cấp các giải pháp tốt nhất giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Hi vọng doanh nghiêp có thê tìm ra phần mêm phù hợp với nhu cầu của mình.

‍