GIỚI THIỆU PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ ERP

Phần mềm quản lý nhân sự được ứng dụng phổ biến trong doanh nghiệp; nhằm hỗ trợ bộ phận nhân sự giải quyết nhanh chóng và chính xác các nghiệp vụ liên quan đến chấm công, tính phép, kết chuyển lương, thưởng; tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, báo cáo quản trị,…

Ứng dụng phần mềm nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp bắt kịp xu thế chuyển đổi số quy trình vận hành của thế giới, tạo nên lợi thế cạnh tranh khác biệt mà còn góp phần tối ưu các nguồn lực; tiết kiệm thời gian và chi phí tối đa.

Hãy cùng HrOnline tìm hiểu phần mềm ứng dựng nhân sự ERP, một trong 9 phần mềm nhân sự thông dụng nhất hiện nay.

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự là những ứng dụng công nghệ thông tin vào việc thực hiện quy trình nhân sự dễ dàng hơn, được thiết kế trực quan gần gũi với người dùng, bám sát yêu cầu nghiệp vụ quản lý nhân sự, quản trị phúc lợi nhân viên, quản lý chấm công – tính lương, nghỉ phép và nghỉ phép online, các phần việc quản lý khác liên quan tới đồng phục, phúc lợi, thăng tiến,...

Bằng cách ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp dễ dàng tối ưu hóa năng lực của nhân sự, tăng năng suất lao động; tăng sự hài lòng của người lao động nhờ đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của họ; chuẩn hóa quy trình hoạt động, quản lý chặt chẽ trên một hệ thống qua đó kiểm soát tốt dòng tiền và chi phí; tối ưu hóa hoạt động quản lý theo chính sách của công ty; tăng cường bảo mật dữ liệu thông qua cơ chế phân quyền truy cập cho người sử dụng.

Hệ thống quản trị nhân sự cũng tích hợp một loạt các công cụ báo cáo; số liệu được thu thập theo thời gian thực giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác.

Nói đến đây có lẽ các doanh nghiệp đã phần nào hiểu được phần mềm quản lý nhân sự là gì. Vậy tiếp theo chúng ta cùng tìm hiểu về phần mềm nhân sự ERP nhé.

Phần mềm nhân sự ERP là gì?

Phần mềm nhân sự ERP là mô hình công nghệ all-in-one, gồm nhiều ứng dụng hay các module nhằm mục đích liên kết giữa các bộ phận của doanh nghiệp cũng như tự động hóa hoạt động liên quan đến tài nguyên doanh nghiệp. Nói tóm lại, ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo quy trình một cách chuyên nghiệp.

Phần mềm nhân sự ERP giúp ích được gì cho doanh nghiệp

Quản lý, lưu trữ thông tin

Phần mềm nhân sự ERP có thể lưu lại các thông tin cá nhân của từng nhân viên trên hệ thống như: địa chỉ, sđt, quá trình làm việc tại công ty,... Hơn nữa phần mềm nhân sự ERP còn giúp lưu trữ quá trình làm việc của nhân viên, giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác về kết quả làm việc của nhân viên đó.

Ngoài ra, một số phần mềm nhân sự ERP cũng có thể theo dõi hồ sơ của những người đến tuyển dụng và lên lịch phỏng vấn cho họ.

Quản lý thời gian làm việc

Mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp đều có thời gian làm việc khác nhau và mỗi bộ phận, mỗi nhân viên sẽ có khung giờ làm việc khác nhau tùy theo tính chất công việc. Vì vậy, người quản lý nhân sự phải nắm rõ được những khung giờ này để tiện giao việc và báo cáo với cấp trên. Tuy nhiên, để quản lý được hết các dữ liệu này, người quản lý phải ghi chép và sắp xếp thời gian làm việc cho hàng chục, thậm chí hàng trăm nhân viên lẫn thực tập sinh.

Phần mềm erp quản lý nhân sự và tính lương sẽ thay thế việc quản lý thời gian làm việc một cách thủ công ở các công ty hiện nay. ERP sẽ tự động tính lương cho nhân khi họ làm đủ giờ và trừ lương khi làm thiếu giờ. Ngoài ra việc trợ cấp làm ngoài giờ, làm cuối tuần, làm vào các ngày nghỉ cũng sẽ được tự động cộng thêm lương theo quy định

Quản lý công việc, tính chất công việc

Với bộ nhớ khổng lồ và khả năng sắp xếp gọn gàng, phần mềm nhân sự ERP có thể giúp người quản lý nhân sự trong việc lưu trữ thông tin nhân sự và nắm được các chức vụ, vị trí cũng như công việc của từng người trong công ty để dễ dàng quản lý, tra cứu và kịp thời báo cáo cho cấp trên. Bạn chỉ cần nhập những thông tin cơ bản như thông tin cá nhân, chức vụ đảm nhiệm,... phần mềm nhân sự ERP sẽ lưu chuyển dòng thông tin và xuất ra báo cho bạn.

Quản lý tính lương

ERP quản lý tính lương sẽ giúp doanh nghiệp tính lương cho nhân viên dựa vào nhiều cách khác nhau như tính theo ngày, theo tháng, theo số sản phẩm,…

Phần mềm nhân sự ERP cũng sẽ hỗ trợ trong việc tính tiền lương, tạm ứng lương, tiền trợ cấp một cách dễ dàng. Khi thực hiện việc tính lương phần mềm ERP sẽ lập các bảng tính lương, các giao dịch cho phòng kế toán để việc tính lương trở nên chính xác nhất.

Quản lý Chấm công

Sau một tháng làm việc, điều mà các nhân viên ai cũng mong chờ đó chính là “lương”.Trả lương đúng là một yếu tố quan trọng giữ chân nhân viên, vì vậy cần có một phương pháp để tính lương chính xác, nhanh chóng. Nhưng dựa vào đâu để có thể kết xuất số liệu, đánh giá nỗ lực làm việc của nhân viên? Đó chính là “chấm công”. Tuy nhiên, việc này không hề dễ dàng khi có hàng chục, thậm chí hàng trăm nhân viên, hơn nữa, việc chấm công cho nhiều nhân viên như vậy rất dễ xảy ra sai sót nếu sử dụng phương thức thủ công. Phần mềm nhân sự ERP có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng:

Quản lý chi tiết thời gian làm việc, thời gian nghỉ của nhân viên.

Sắp xếp linh hoạt thông các ngà lễ, ngày nghỉ trong tuần.

Quản lý ca làm việc đến từng chi tiết ca, công làm việc, theo dõi đi muộn/về sớm.

Đăng ký ca làm việc, đăng ký tăng ca cho nhân viên dễ dàng, thuận lợi.

Quản lý nhân viên nghỉ/vắng mặt theo lý do nghỉ.

Đăng ký nghỉ phép và duyệt nghỉ phép qua tin nhắn (SMS).

Dữ liệu chấm công được lấy từ máy chấm công hoặc chấm công bằng tay.

Cho phép cập nhật bổ sung, điều chỉnh dữ liệu chấm công.

Tính công tự động, chính xác và kịp thời.

Cho phép điều chỉnh giờ công nhân viên.

Tự động chuyển dữ liệu công sang phân hệ tính lương.

Lên các báo cáo đi muộn/về sớm, báo cáo phân tích chi tiết và tổng hợp giờ công nhân viên.

Quản lý bảo hiểm

Ngoài ra, phần mềm nhân sự ERP còn có thể giúp doanh nghiệp quản lý bảo hiểm của nhân viên dễ dàng. ERP có thể quản lý toàn bộ quá trình tham gia BHXH, BHYT, BHTN, quản lý các thông tin về hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng lao động của nhân viên. Hơn nữa, phần mềm nhân sự ERP còn có thể theo dõi, thanh toán các khoản nhân viên được hưởng theo chế độ: thai sản, nghỉ ốm, nghỉ dưỡng sức,… và giúp báo cáo đầy đủ các thông tin về BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định hiện hành.

>>> Xem thêm: nhân viên bảo hành phần mềm

Những hạn chế của phần mềm nhân sự ERP

Phần mềm nhân sự ERP có những tính năng, công dụng vô cùng hữu ích trong việc quản lý nhân sự. Thế nhưng ERP còn có những hạn chế trong việc thỏa mãn doanh nghiệp một cách toàn vẹn nhất.

Phần mềm nhân sự ERP có chi phí triển khai cao

ERP không cho phép tách lẻ từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc khác nhau của doanh nghiệp mà cố định trong một gói tổng hợp với chi phí rất lớn (ít nhất là 30.000 $ - dựa trên báo giá của các nhà cung cấp). Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp lại không cần thiết sử dụng tất cả các phân hệ trong đó, khiến cho việc mua cả gói ERP mà không dùng hết bị lãng phí nghiêm trọng. Chưa kể tới những ứng dụng thừa đó không thể xoá đi mà vẫn tồn tại cồng kềnh ở đó.

Lại có một số doanh nghiệp cần dùng thêm các phần mềm đặc thù khác để đảm bảo hoạt động trơn tru. Khi đó, vấn đề lớn nhất là làm sao để ERP tích hợp tốt với các giải pháp bên ngoài này, từ việc trao đổi dữ liệu cho đến quy trình làm việc. Tất nhiên, việc này không hề dễ dàng, vì ERP gần như được lập trình cố định.

Như vậy, về cấu trúc phần mềm, ERP bị cồng kềnh và cứng nhắc so với đa số doanh nghiệp. Lại thêm mức chi phí sử dụng đắt đỏ, doanh nghiệp cần thực sự thận trọng khi quyết định sử dụng ERP hay không.

Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại. Nếu triển khai phần mềm ERP truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải chi trăm triệu đồng chỉ để có một bản giấy phép duy nhất. Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng phần mềm nhân sự ERP, có nhiều khoản chi phí đi kèm như nâng cấp phần mềm lên phiên bản mới hơn. Doanh nghiệp phải nâng cấp phần cứng, điều hành và các phần mềm liên quan để tương thích và sử dụng được nhiều cải tiến mới.

Đối với doanh nghiệp cỡ trung ở Việt nam chi phí này cũng đã có thể lên tới vài trăm ngàn USD. Dự án trang bị ERP có chất lượng cao rẻ nhất cũng phải có giá trị khoảng vài chục ngàn USD. Đây không phải là 1 món đầu tư nhỏ đối với doanh nghiệp và là rào cản lớn nhất của ERP khi tiếp cận với doanh nghiệp.

Nhưng có một cách giải quyết là sử dụng giải pháp điện toán đám mây (cloud ERP), những doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ cần thanh toán một khoản tiền hàng tháng. Và HrOnline chính là một trong những phần mềm quản lý nhân sự đi đầu trong việc áp dụng phương pháp này. Chỉ cần trả một khoản tiền nhỏ hàng tháng, doanh nghiệp đã có thể ứng dụng được toàn bộ chức năng của phần mềm quản lý nhân sự HrOnline.

Tốn nhiều thời gian và nhân lực trong việc triển khai

Việc hoàn thiện triển khai hệ thống và đi vào hoạt động một cách suôn sẻ đòi hỏi tốc độ triển khai của bên cung ứng và thời gian làm quen phần mềm ở doanh nghiệp. Và hai việc này đều khá tốn thời gian.

Trong khi tiền đầu tư hệ thống ERP đã là một khoản đầu tư, thì quá trình triển khai cũng có thể tốn thêm gấp 4 lần tiền nếu không được theo dõi sát sao. Việc triển khai này sẽ trực tiếp tác động tới toàn bộ doanh nghiệp vì sự phức tạp ban đầu và dẫn đến chỉ số ROI thấp nếu không có lộ trình phù hợp, ngân sách đầu tư về việc mở rộng và nâng cấp hệ thống chính xác. 

Yêu cầu nhân viên được đào tạo cao

Cần phải đào tạo tất cả nhân viên trong công ty để hệ thống được sử dụng hiệu quả. Đây là một chi phí cho công ty cũng như thời gian và nỗ lực cần thiết cho nó.

Cần thời gian để thu lợi từ ERP

Phần mềm ERP thực hiện chú trọng vào việc cải tiến và phát triển đường lối làm việc bên trong nội bộ doanh nghiệp. Và thời gian thu lợi từ phần mềm ERP xuất hiện trong dài hạn nên phải kiên trì thực hiện nó. Công trình nghiên cứu 63 công ty của Meta Group đã chỉ ra rằng phải mất đến 8 tháng triển khai mới thấy được lợi ích của ERP sau khi hệ thống được cài đặt. Nhưng đổi lại số tiền tiết kiệm hàng năm thu được từ hệ thống ERP là 1.6 triệu đô la Mỹ.

ERP không thể hoạt động khi doanh nghiệp triển khai làm việc từ xa

Thời gian gần đây, cụm từ "remote work" (làm việc từ xa) đã không còn xa lạ với các doanh nghiệp, thậm chí nhiều nhà lãnh đạo đã suy nghĩ tới việc tái cấu trúc hoặc mở rộng thêm một phần nhân sự làm việc từ xa. Nguyên nhân không chỉ bởi ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, mà còn bởi lãnh đạo nhận thức được rằng: Sẽ còn có nhiều rủi ro khác trong quá trình hoạt động.

Một điều rõ ràng rằng, khi nhân sự không tới văn phòng làm việc, hệ thống ERP sẽ nằm "đắp chiếu" mà không thể sử dụng từ xa. Do đó, tất cả công việc bị phụ thuộc vào hệ thống cồng kềnh đắt đỏ này đều bị ngưng trệ. Nhân viên không có khả năng chủ động, doanh nghiệp cũng rơi vào cảnh gián đoạn vận hành.

Có thể thấy, phần mềm nhân sự ERP có rất nhiều chức năng, công dụng hữu ích cho doanh nghiệp. Đồng thời, phần mềm nhân sự ERP cũng có rất nhiều hạn chế gây trở ngại đến hoạt động của doanh nghiệp. Có lẽ, ERP phù hợp với các công ty có ngân sách cao, có thời gian và công sức để triển khai. HrOnline tự hào khi có khả năng giải quyết những hạn chế này. Được áp dụng giải pháp điện toán đám mây (cloud ERP), doanh nghiệp không cần phải lo ngại về chi phí khi đăng ký phần mềm HrOnline. Chúng tôi luôn mong muốn được đem đến những điều tốt nhất dành cho doanh nghiệp.

‍